档案检索工具具有什么等功能

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档案检索工具具有存储、检索 、 档案信息三项功能。

档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准
、查全率
，有很多功能，两个基本功能是存贮和检索
。基本功能是2016年全国科学技术名词审定委员会公布的管理科学技术名词 ，定义价值工程对象之所以存在或必需的用途。

档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准 、查全率 。档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式
，为使用者提供档案借阅服务
。档案检索工具是记录
、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。

查找是根据每个条目上记载的项目和提供的检索途径 ，把利用者所需要的材料迅速 、准确的提供出来
，记录是基础，报道
、查找是手段 ，目的是识别档案和检索档案 。

档案检索工具的特点：

1、信息存贮丰富

这是指档案材料收录齐全 、项目著录详备
，标引有一定深度
。为此，在编制时应做到凡本馆
、本室有价值的档案材料都应尽量存贮进去；著录档案的外部特征和主题内容要尽量完备；标引要有一定的深度。

2、检索迅速准确

档案检索效率和质量的高低 ，主要看查找是否迅速和是否具有较高的查全率 。所谓迅速
，是指面对堆积如山的档案材料，无论利用者以何种方式或角度索要 ，都能及时查出
。这就要求检索工具种类适当，职能划分正确
，组织合理，排列有序 ，结构性能好
，方便查找。

3 、方便实用

使用方便，实用性强 ，是衡量档案检索工具质量的标准之一 。档案检索工具的使用具有高频率和广泛性的特点
，它要求项目设置实用
、文字简明、结构合理 、易于掌握
。档案人员和利用者只要把握住一定的方法就能使用，无论手检与机检都方便。实用是指检索工具的有用性 。编制检索工具应把质量放在首位 ，每编一种就有其独特的功能和能发挥实际效益
，切忌盲目追求数量和多样化。

如何进行档案信息化管理

中国档案主题词表体系结构不包括后记

一、定义

《中国档案主题词表》(Chinese Archives Subject Thesaurus)是中国档案主题标引与检索标准化的工具书，是国家标准《档案著录规则》的配套项目
。由国家档案局主持编辑 ，1988年12月档案出版社出版试行本。中国档案主题词表由前言
、说明、主表 、范畴索引组成 。

二
、简介

1、前言介绍编制目的 、过程
，适用范围及收词数量；说明阐述选词原则
、范围、结构体例及使用的一般方法等
。

2 、主表亦称字顺表，是正文部分 ，共收录主题词27288条，其中正式主题词22759条
，非正式主题词4529条。非正式主题词是主题词的同义词和准同义词，用来指引和查找正式主题词 。

3
、范畴索引亦称分类索引 ，即将全部主题词按概念属性划分成若干大小类目排列编制而成
，与主表间由范畴号加以联系
。分类类目最多设3级，是以《中国档案分类法》为基础并结合主题词词目属性而设置的。

三、《中国档案主题词表》的功能

1 、使用方便 。主题词接近自然语言 ，不需其他知识背景就能顺利地使用
。

2
、容量大
，便于扩充。与分类语言相比主题词表的容量是无限的，需要增加新的主题词时 ，只要按字顺插入即可 。

3、专指性强
，适合检索狭窄主题
。主题词是从揭示事物个性出发而建立的，能够反映事物的具体特征 ，加上它具有较强的组配功能
，善于反映事物的细微差别，可以随意调整检索的范围与深度 ，适合检索具体的档案内容和新概念。

4 、标引难度较大 。主题词标引中组配标引占有较大比重，而概念组配的思路复杂
，标引难度大，制约了标引速度。

　导语：在现代化社会发展中 ，档案管理工作具有多样性、便捷性
、广泛性以及服务性特点
，人们对于档案管理工作提出了越来越高的要求，不管是档案保存方面还是管理理念的选择方面 ，都发生了质方面的飞跃
，随着社会的发展以及经济水平的提高，信息化是档案管理工作发展的必然趋势
。

　一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。

　要为机关档案发展提供快 、准
、全的档案信息 ，计算机给我们提供了一个强有力的工具 。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索 、档案业务工作管理
、计算机辅助立卷、档案自动标引
，以及文档一体化管理等
。因此，只有实现统一型号 、统一规格的计算机全面覆盖 ，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体 。随着机关档案数量的增加
，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题 ，这就需要使用大容量的档案存储载体
。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统
，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率 。

　二
、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中 ，为明晰相关责任
，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制
。

　创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求 ，制定适应信息化建设的档案管理制度 。

　一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范
，细化电子档案工作环节和步骤;

　二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案 ，确保电子档案的安全性与完整性
。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一 。

　档案管理标准化包括：

　档案整理标准、统计标准 、服务标准
、各项技术标准等
，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做 ，各搞一套
，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通 ，资源共享也就难以实现
。

　三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。

　信息时代文件的自动登记 、辅助立卷、归档
、著录、检索 、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的 。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识
，以确保档案信息的完整性与信息的安全性
。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识 ，积极参与信息化教育培训
，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能 。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变 ，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训
，培训内容涵盖计算机
、网络、信息工程等方面的知识
。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用 ，不断提高他们的工作技能。

　一 、 转变传统的档案管理模式
，把实体管理变为信息管理

　传统的`档案管理，就是以纸质
、照片、录音 、录像等载体作为档案管理的实体 ，以手工操作为主完成档案的收集
、整理、编目 、鉴定
、保管、编研 、统计和提供利用等方面的档案管理过程
，其工作量巨大，步骤之繁琐 。因为存储量大 ，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理
，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费
。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘
、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境 ，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前
，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理 ，以信息为管理对象
，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理 。经过信息化的档案资源是可重复 、多平台利用的信息资源 ，档案资源只有通过信息化
、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值
，它能为经济发展、科技进步 、社会繁荣等诸多领域提供更全面
、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源
。

　二 、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统 ，充分
、合理、安全地使用电子档案

　要实现档案信息化
，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此 ，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程
，使之适应档案熔化管理的需要;其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次 ，在信息系统中建立完善的内部控制制度
，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程当中 ，我们也应注意到一是电子档案安全性问题 。因为计算机网络化的快速发展
，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加 ，特别是计算机网络化的快速发展
，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题
。在实际工作中 ，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理;相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况
，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性 、可靠性 ，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定
，电子档案由于没有固定的载体，所以 ，制定相应的法律认定条文就有一定的困难
，这也就是光盘
、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因 。

　三 、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

　现代化的设备需要人来操作 ，档案工作信息化需要人来实现
。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求
，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时 ，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。

　因此
，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：

　首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构 ，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识
，其中尤为重要的是计算机
、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化 、信息化具有直接作用 。

　其次 ，全面掌握档案专业知识，如具备档案学
、档案管理学、文书学 、目录学
、档案自动化管理以及档案著录、标引 、检索
、编研、复制 、修裱等有关档案专业知识和基本技能
。

　再次
，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术
、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习 、学习、再学习 ，上级档案管理部门要积极创造条件
，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训 ，还可以采取以老带新
、以强带弱的办法
，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构 。

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